Op de agenda staat:

• Mededelingen
• Benoemingen bestuur
• Financiën
• Enquête
• Trainers update
• Vacatures commissies
• Ronndvraag

Er worden geen zaken toegevoegd aan de agenda.

Mededelingen

• Er wordt stilgestaan bij het overlijden van Sjoerd te Kiefte. Er zal namens de vereniging nog een geschenk aan de vrouw van Sjoerd aangeboden worden (om iets leuks met de kinderen te doen).
• Er zijn van tevoren geen stukken ingestuurd.

Benoemingen bestuur

• Er wordt gevraagd of er vanavond voldoende leden zijn om te stemmen. Er is in de statuten geen minimum opgenomen, derhalve is een meerderheid voldoende.
• Er wordt gestemd over de aanstelling van Ruud Backx als voorzitter. Er zijn geen stemmen ‘tegen’. Er zijn geen stemmen ‘geen mening’. Hierbij is Ruud Backx aangesteld als voorzitter.
• Er wordt gestemd over de aanstelling van Cailin Bruinsma als secretaris. Er zijn geen stemmen ‘tegen’. Er zijn geen stemmen ‘geen mening’. Hierbij is Cailin Bruinsma aangesteld als secretaris.
• Er wordt gestemd over de aanstelling van Per van der Wijst als lid tenniszaken. Er zijn geen stemmen ‘tegen’. Er zijn geen stemmen ‘geen mening’. Hierbij is Per van der Wijst aangesteld als lid tenniszaken.
• Er is gekozen voor een nieuwe benaming voor ‘lid technische zaken’ naar ‘lid tenniszaken’. Dit komt omdat er verwarring kan ontstaan over de benaming ‘technisch’, terwijl de activiteiten voornamelijk bestaan uit alle tennis-gerelateerde zaken. Om te zorgen dat er een duidelijk onderscheid gemaakt kan worden met de techniek commissie is ervoor gekozen om de naam te wijzigen naar ‘tenniszaken’.
• Herkiezingen voor Coen Leijten & Olaf van Gurp zullen volgend jaar volgen. Met de aanstelling van Ruud, Per & Cailin is er weer een voltallig bestuur.

Financiën

• Vorig jaar is er een techniek commissie opgericht, waar momenteel John, Ruud, Coen & Ad onderdeel van zijn. Er gaat veel geld om in het onderhoud van de club en deze commissie heeft als doel om o.a. een tien-jaren plan op te stellen, zodat we goed kunnen budgetteren en reserves kunnen aanleggen. De commissie is bezig om in kaart te brengen welke assets er als club zijn en deze ook te documenteren. Eén van de zaken die momenteel speelt is de vervanging van de pui aan de voor- en zijkant van het paviljoen. Deze zijn in zeer slechte staat en dienen zo snel mogelijk vervangen te worden. Er zijn momenteel 2 offertes opgevraagd, en er wordt nog één offerte verwacht. Om snelheid te maken wordt er in deze ALV gevraagd om te stemmen over een investering tot maximaal 65.000 euro. Deze investering is ruim ingeschat, en is voor een deel subsidieerbaar. Omdat we tijdens de winterperiode de pui willen vervangen, heeft het bestuur ervoor gekozen om tijdens deze bijzondere ALV te stemmen, en niet de reguliere BV in februari 2024 af te wachten.
• Er wordt gevraagd naar de indeling van de pui. Er is momenteel 1 ontwerp voor een vergelijkbare indeling qua raampartij, en er is een offerte voor grotere ramen (een minder verdeeld kozijn). De dubbele deur aan de voorkant blijft behouden maar zal plafond hoog worden. Er zal aan de zijkant weer een schuifdeur worden geplaatst.
• Er wordt gevraagd wie beslist over het type materiaal van de kozijnen. Als de investering in deze ALV wordt goedgekeurd gaat het bestuur verder over de keuze van het materiaal.
• Er wordt gevraagd of men bekend is met de huidige levertijden van dergelijke materialen. Er wordt door het bestuur erkent dat dit een uitdaging zal worden, vandaar de vraag aan de leden in deze bijzondere ALV.
• Er wordt gevraagd of het uitgevraagde bedrag tot 65.000 euro gebaseerd is op de ontvangen offertes. Dit is inderdaad het geval, inclusief eventueel meerwerk (zoals bijv. afvoer van materialen). Het bedrag is ruim ingeschat. In het nieuwe kalenderjaar gaat de subsidie van 30 naar 40% dus we wachten met de subsidie aanvraag tot januari 2024. Die kan ook ingediend worden nadat de opdracht is uitgegeven aan de leverancier.
• Er wordt gevraagd of de nieuwe pui soepeler open zal gaan. Dit wordt bevestigd.
• Er wordt gevraagd wat voor type glas er gebruikt zal worden in de nieuwe pui. Dit zal in ieder geval dubbel glas zijn, er wordt nog gekeken naar driedubbel glas. Afhankelijk van de afmetingen zal het glas ook gehard zijn. Qua isolatiewaarden gaan we er flink op voorruit, omdat de pui op dit moment enkel glas is.
• Er wordt opgemerkt dat driedubbel glas op dit moment wellicht ook geen zin heeft omdat het dak nog niet geïsoleerd is. Dakisolatie is een onderdeel van het 10-jaren plan dat in de volgende ALV zal worden gepresenteerd.
• Er wordt voorgesteld om de uitvraag ruimer te formuleren. In de presentatie wordt gerefereerd naar alleen de kozijnen. Het bestuur bevestigd dat de aanvraag gaat over de vervangingen van 2 volledige puien, inclusief alle werkzaamheden die daaruit voortvloeien.
• Er wordt gevraagd of de pui aan de zijde van baan 11 ook meegenomen wordt. Deze zijn echter nieuwer (10 jaar oud) en zijn nog niet aan vervanging toe.
• Er wordt gevraagd of de 65.000 euro al opgenomen is in de begroting. De penningmeester bevestigd dat dit niet het geval is en er in het verleden niet veel reserve is opgenomen. In combinatie met de subsidie en de huidige liquiditeiten zijn die voldoende aanwezig voor deze investering. Toekomstige reserveringen zullen wel gedaan worden naar aanleiding van het 10-jaren plan.
• Er wordt gestemd over akkoord tot 65.000 euro te besteden door het bestuur aan vervanging van de puien. Er zijn geen stemmen ‘tegen’. Er zijn geen stemmen ‘geen mening’. Hierbij is toestemming voor het bestuur om de vervaging aan te besteden tot 65.000 euro.
• Er wordt gevraagd of er wel een post ‘afschrijving gebouw’ bijgehouden wordt. De penningmeester bevestigd dat dit het geval is. Alle investeringen boven de 8.000 euro worden afgeschreven en derhalve meegenomen in de jaarrekening.

Uitkomst leden enquête

• Tijdens deze bijzondere ALV wordt er een klein tipje van de sluier opgelicht met een aantal quick wins. De hele analyse is nog niet klaar.
• De aanleiding van de enquête was het besluit in de vorige ALV dat het bestuur graag 365 dagen per jaar open wil. Dat is een ideaalplaatje, maar wat is wel mogelijk?
• Het bestuur heeft gevraagd om een werkgroep te maken. Deze bestaat uit Ruud, Eric, Tine, Dick, Ton en Colinda, en deze groep heeft een aantal keer samen gezeten over de invulling van 365 dagen tennis bij Markant.
• Uit deze werkgroep is het initiatief voor een enquête gekomen. Er is zo’n 40% response gekomen op deze enquête, waar we blij mee zijn. Dank aan iedereen die gestemd heeft! Het is ook een goede representatie voor de hele vereniging, zowel als geslacht, leeftijd en speelsterkte. Dat is fijn want dan zijn de resultaten representatief voor de hele vereniging.
• Er is gevraagd wat op dit moment de grootste belemmering is om meer te tennissen. Daaruit is voornamelijk gekomen dat verlichting en weersomstandigheden (m.a.w. baansoort) belemmeringen zijn.
• Er is een hoog percentage leden ontevreden tot zeer ontevreden over de beschikbaarheid van banen ‘s avonds (doordeweeks). Dat is ook een moeilijk punt want met aftrek van de husselavond op maandag en de vrijdagavond, zijn er dus eigenlijk maar 3 avonden van een paar uur waarbij je veel leden moet accommoderen.
• Er wordt opgemerkt dat er in het verleden vergelijkbare onderzoeken zijn gedaan en dat het koppelen van de data misschien ook weer interessante inzichten brengt. Het bestuur noteert dit en antwoord dat er zeker ook gekeken is naar andere data, zoals bijvoorbeeld uit het afhangsysteem.
• Interessant is ook dat we op dit moment aan het vergrijzen zijn. Echter wordt het aandeel actieve mensen (met vaak een jongere leeftijd) wel groter. Er is op dit moment een wachtlijst met zo’n 230 mensen. Dat klinkt als een luxepositie maar die marge hebben we ook wel nodig, want over een paar jaar kan het zomaar anders zijn.
• Er wordt opgemerkt dat verlichting op de banen een moeizaam traject zijn. Het bestuur bevestigd dat er inderdaad holistisch gekeken moet worden naar oplossingen om de banencapaciteit te vergroten ‘s avonds. Hiervoor zullen we aan verschillende knoppen moeten draaien.
• Op de vraag ‘vind je het belangrijk om te kunnen drinken na het tennissen’ zegt ~85% ja
• Op de vraag ‘Hoe tevreden ben je in het algemeen’ is 95% tevreden tot zeer tevreden
• Er wordt opgemerkt dat de gemeente regelmatig meer onderhoud moet plegen aan de banen omdat er slecht geveegd wordt. Het bestuur antwoord dat dit inderdaad het geval is en dat de gemeente al meerdere keren heeft gewaarschuwd. Leden opvoeden over wanneer er wel en niet geveegd moet worden is erg belangrijk, ook om extra kosten te voorkomen. Op verzoek van het bestuur zal er binnenkort een filmpje gedeeld worden online, waarin veeginstructies te zien zijn. Belangrijk is ook dat we er elkaar op aanspreken, omdat het vaak ook onkunde is in plaats van onwil.
• Er wordt opgemerkt dat het wellicht helpt om, als je online je baan bevestigd, een pop-up te laten zien met ‘let op de banen vegen’. Dat zal helpen met de kracht van herhaling. Het bestuur vindt dit een goede tip en gaat dit meenemen in de aankomende bestuursvergadering.
• Er wordt geconcludeerd dat het, zelfs voor de kenners, lastig is om exact te weten wanneer er wel geveegd kan worden en niet (gebaseerd op weersomstandigheden). Ook de kwaliteit van het sleepnet is daarin belangrijk. De inschatting of er wel/niet gespeeld kan worden wordt gedaan door de vereniging en de gemeente. Dit is lastig omdat de situatie gedurende de dag kan verschillen. Er zal daardoor goed gekeken moeten worden naar tijdige communicatie, maar het zal waarschijnlijk weleens voorkomen dat er wat vertraging zitten tussen het sluiten van de banen en de communicatie naar de leden.
• Er wordt opgemerkt dat het wellicht ook helpt om via de Nieuwe Leden Commissie een instructie/opleiding over baanonderhoud toe te voegen. Of bijvoorbeeld voor de jeugd een ‘veegdiploma’ in het leven te roepen. Het bestuur vindt dit goede tips en gaat dit meenemen in de aankomende bestuursvergadering.
• Er wordt opgemerkt dat leden die als laatst op de baan staan, soms ook niet vegen omdat het licht automatisch uitgaat en ze dus niks meer kunnen zien. Dit wordt genoteerd door het bestuur en er zal gekeken worden naar opties om duidelijker te maken dat de verlichting over bijv. 10 min uit gaat (dimmen of kort aan/uit).

Trainers update

• Een terugblik op het vorige winterseizoen (2022-2023): de ballonhal is toen later opgezet en er zijn dus meer wintertrainingen buiten gegeven. Naar verhouding zijn er gelukkig weinig lessen uit gevallen door weersomstandigheden.
• Vanaf de zomer 2023 zijn Arie, Peter, Emre, Olivier, Jens en Erik als trainer actief geweest bij Markant. Dit is allemaal goed verlopen. Eind van de zomer hebben we afscheid genomen van Erik als selectietrainer en ook van Jens die door zijn studie geen les meer kon geven. Arie (met ondersteuning van Peter) heeft de selectietraining over genomen. Het liefst hadden we natuurlijk direct een nieuwe selectietrainer gehad, maar dit is in de huidige krappe arbeidsmarkt voor trainers erg moeilijk.
• Vanaf volgend seizoen gaan we in zee met Vitasports performance center. Zij begeleiden de selectie van talentvolle jeugd en zijn een KNLTB gecertificeerde tennisschool. Vanaf het voorjaar worden de selectietrainingen verzorgd door een trainer van Vitasports. Een kort lijntje met de selectiegroepen uit Etten-Leur biedt ook weer nieuw perspectief voor de jeugd bij Markant.
• In conclusie komen we het winterseizoen 2023-2024 prima door in de huidige samenstelling en zal er vanaf het voorjaar dus het een en ander wijzigen.
• Er wordt opgemerkt dat het smoelenboek wel weer bijgewerkt mag worden. Dit wordt opgepakt door het bestuur.
• Er zijn ruim 400 mensen die lessen, er worden zo’n 97 uren les gegeven per week. Het is dus een belangrijk onderdeel van de vereniging.
• We hebben nu ook nog de samenwerking met Arthur (TTTB), en werken nauw samen met andere verenigingen als Ulvenhout, Ijpelaar, Bavel etc.

Vacatures

• Markant is een prachtige vereniging met zo’n 1.400 leden maar helaas hebben we nog steeds moeite met het optuigen van een sponsorcommissie. Nu wordt dit alleen door Olaf gedaan. Als je iemand weet die hier bij kan helpen of feeling mee heeft, draag die dan vooral aan bij de vrijwilligerscommissie of het bestuur.
• Een sponsorcommissie kan veel geld opleveren voor de vereniging. Bij Bavel bijvoorbeeld, en Push Padel, hangt het vol met sponsorborden dus het moet ook echt anders kunnen bij ons.
• Dat zijn verenigingen die zo’n 40.000-50.000 euro aan sponsorgeld binnen krijgen. Met een snelle rekenkom zou je daar bijvoorbeeld de nieuwe kozijnen van kunnen betalen.
• Koen heeft helaas een nieuwe baan dus hij kan het niet meer combineren maar heeft wel een mooie start gemaakt, waar verder op doorgebouwd kan worden.
• Er wordt opgemerkt dat we als club zakelijk gezien in het verleden ook weinig continuïteit hebben geboden voor sponsoren dus dan is het ook niet gek dat ze niet blijven hangen. Dit wordt erkend door het bestuur.
• Ook zoeken we nog versterking voor de communicatie commissie. Communicatie is een erg belangrijk onderdeel van de club. Ook hiervoor kunnen mensen zich melden bij de vrijwilligerscommissie of het bestuur.
• Bij de techniek commissie kunnen ze ook nog iemand gebruiken. Het liefst een lid met een technische achtergrond (bijv. ervaring met MJOP’s etc.).
• Mocht je nog iemand weten die onze commissies wil versterken, zegt het voort!
• Er wordt kort stilgestaan bij de ‘vrijwilliger van de week’ actie, die erg leuk is om te lezen en zorgt voor goede promotie.

Rondvraag

• Er wordt gevraagd of het mogelijk is om inzichtelijk te maken welke banen in de ballonhal niet verhuurd zijn in de winter. Dit kan opgevraagd worden bij verhuur@tvmarkant.nl. In het verleden zijn mensen op de vrije banen gaan spelen, dus is er bewust gekozen dit niet te delen. Tijdens het winterseizoen zijn de buitenbanen voor vrij spelen.
• Er wordt gevraagd of het mogelijk is de lesgeld betalingen te verspreiden. Het bestuur bevestigd dat het lesgeld vanaf aankomende periode in 2 termijnen betaald kan worden, begin november en eind januari.
• Er wordt gevraagd of het tarief van de lesgelden voor aankomend seizoen ook beschikbaar gemaakt kunnen worden op de website. Dit wordt door het bestuur als actiepunt opgenomen.
• Er wordt afgesloten met een promotie voor het slottoernooi op 4 november. Het thema is après-ski, en mocht je je nog niet hebben ingeschreven of je wilt meer informatie, benader dan de Evenementen Commissie.

Afronding

• 4 november is de beleidsdag. Hier zullen ook alle trainers bij zijn, wat wordt gewaardeerd door het bestuur.
• Na afloop van deze ALV vindt het vrijwilligersfeest plaats.

Bestuursvergadering 24-10-2023

Beleidsdag 4 november

• Op 4 november a.s. wordt weer de beleidsdag gehouden. De trainers (excl. Olivier) zullen ook aanschuiven.
• Er zal stilgestaan worden bij het afscheid van Erik Kuijlen (namens Markant zullen wij hem een bedankje overhandigen)
• De beleidsdag zal beginnen om 14.00 uur. Tot 15.30 is er overleg binnen het bestuur en na 15.30 zullen ook de trainers aanhaken.
• Agendapunten zijn o.a. het updaten van het beleidsdocument en het in kaart brengen van alle vrijwilligers.
• Voor de beleidsdag vragen we de trainers om een reflectie van het afgelopen seizoen en input/tips voor het volgend seizoen.

Rondvraag

• Selectietraining ouders hebben gesprek gehad met Per. Op dit moment mag de jeugd ‘s avonds na 7 uur niet spelen. Ouders kunnen dus doordeweeks nooit ‘s avonds met kinderen tennissen, terwijl kinderen net zo laat thuis zijn van school (als werkende ouders). Het bestuur zal nadenken over een mogelijke oplossing hiervoor, maar baancapaciteit ‘s avonds is momenteel al een moeilijk dossier.
• Jeugd (16/17 jaar) zou graag wat meer voor de vereniging doen, bijv. bardienst draaien samen met ouders. Na een snelle google zoektocht blijkt dat je vanaf 16 jaar mag werken in horeca. Hier dienen we nog nader onderzoek voor te doen.
• Olaf zal Ruud, Per & Cailin inschrijven als bestuurslid.
• Per 1 november gaat het paviljoen dicht. Toiletten blijven wel open en worden in de basis 1x per week schoongemaakt.
• Het lesgeld voor aankomende periode kan naar wens in 1 of 2 termijnen betaald worden. Indien men kiest voor 2 termijnen zal dit in November en Januari plaatsvinden. In het verleden is er door verschillende leden zonder opgaaf van reden gestorneerd. Voor de volgende reguliere ALV in februari wil het bestuur aandragen dat indien dit gebeurd, er 10 euro in rekening gebracht wordt voor extra bankkosten & moeite om dit op te lossen per geval.
• Het Markant account voor enquête platform SurveyMonkey zal worden opgezegd.
• Er zijn extra testballen ontvangen van Decathlon. In verband met de huidige voorraad aan ballen, is er pas een nieuwe levering nodig voor de najaarscompetitie 2024.
• Het bestuur van Markant is benaderd door het Tejo huis. Een instelling die werkt met jeugd met een rugzakje. Om bekendheid te verwerven hebben ze gevraagd of wij daar als vereniging bij kunnen helpen, bijv. via de trainers. Het bestuur zoekt uit of we dit concreet kunnen maken.
• Banen 1 tot en met 4 zijn inmiddels gesloten. De toplaag wordt deze winter vervangen door de gemeente.
• Uit de ledenenquête blijkt dat 91% tevreden tot zeer tevreden is over TV Markant. Een resultaat om trots op te zijn!

De volgende bestuursvergadering is gepland op 27 november a.s. Indien je een onderwerp ter bespreking in wilt brengen, dan kun je dit te allen tijde aan één van de bestuursleden melden of mailen naar secretaris@tvmarkant.nl.