Park
Baanonderhoud gravelbanen: Er wordt gewerkt aan een werkproces voor sluiting van de banen wegens onderhoud, vorst, sneeuw of droogte. Antoinette heeft via de mail naar Ton, Harry, John en de gemeente een voorstel gedaan om in geval van sluiting van banen i.v.m. weersomstandigheden dit aan de leden en trainers te communiceren zodat men weet dat er banen niet bespeelbaar zijn. Ton wil hiervoor niet verantwoordelijk zijn en de onderhoudsmannen van de gemeente vinden dat dit niet aan hun is om de leden te informeren. Er zal een afspraak gemaakt moeten worden wie de leden informeert en het bericht in de clubapp plaatst. Dit is de snelste manier om de leden te bereiken. Fred moet deze persoon dan rechten geven om pushberichten te kunnen sturen via de clubapp.
Monique vraagt de communicatiecommissie om de clubapp (opnieuw) onder de aandacht te brengen. Leden moeten hun profiel goed instellen zodat ze deze berichten ontvangen als pushbericht.

Er hebben zich tot nu toe geen geschikte kandidaten aangemeld voor de commissie baanonderhoud. We besluiten om gericht mensen aan te schrijven via een mail. We benaderen alle leden van 60 jaar en ouder. Ook kunnen we nog proberen gericht mensen te vragen voor deze functies. Monique oppert om ook via vrijwilligersorganisatie MooiWerk een vacature te plaatsen. Antoinette geeft aan dat in Centrecourt van de KNLTB voorbeelden te vinden zijn van vrijwilligersfuncties, misschien een goed idee daar ook eens naar te kijken. Mocht via de mail naar de leden en via een advertentie bij MooiWerk geen vrijwilligers gevonden worden, dan moeten we onderzoeken of we via een subsidieregeling personen kunnen vinden, of dat we zelfs professionele mensen moeten zoeken. Aanstaande maandag is er een overleg met de onderhoudsmannen van de gemeente. Robin zal daarbij aanwezig zijn. Ton heeft aangegeven ook bij het overleg aanwezig te zijn. Marga heeft zich wel aangemeld, maar het lijkt ons gezien haar leeftijd en recente blessure niet verstandig dit op zich te nemen. Robin geeft aan dat ze misschien een coördinerende rol kan vervullen. Antoinette zal met Marga contact opnemen om te overleggen wat ze zou kunnen betekenen en of dit aansluit bij wat we zoeken voor de baancommissie.

Er zijn nog geen telramen bij de gravelbanen. Het idee is om deze door 4/5 mensen te laten sponsoren. Antoinette zal Wouter vragen om hier een stukje voor te schrijven. De communicatiecommissie kan dit dan communiceren.
De metalen bankjes kunnen helaas niet teruggeplaatst worden op de gravelbanen. Dit heeft te maken met het beschadigen van de ondergrond en de machines van de gemeente die er dan niet meer langs kunnen.

Nieuwe toegangssysteem: Het nieuwe toegangssysteem is geïnstalleerd en werkt prima! Bij eventuele problemen kunnen we de leverancier erop aanspreken. Monique heeft over dit onderwerp een bericht op de site geplaatst.

Online reserveren: Niet iedereen vindt 30 minuten speeltijd voor enkel even fijn (m.n. bij Clubladder wedstrijden). We gaan op dit moment de speeltijden echter niet aanpassen, want deze zijn pas een paar weken geleden aangepast. Tegen het begin van de zomer bekijken we het opnieuw.

Trainers en tennisschool
Contract TTTB: Het contract is akkoord. In principe is het voor de duur van één jaar. Daarna kijken we of er aanpassingen nodig zijn. Robin heeft nog overleg met Arthur en zal hij het ondertekende contract meenemen zodat Antoinette en Robin het ook kunnen ondertekenen.

Ingekomen mail: Er is een mail binnengekomen van Joost Coenen en Herman Verbaken over de coördinatie van de trainers en de communicatiekanalen van de vereniging. De coördinatie neemt Robin samen met Arthur op zich. Robin zal samen met Arthur met de trainers in gesprek gaan over de samenwerking met TTTB. Arthur zal ook aansluiten bij bestuursvergaderingen.
De communicatie over baanstatus e.d. gaan het snelst via de clubapp, via welke we berichten gaan versturen die leden snel moeten weten. Ook de website en Facebook blijven we gebruiken. Robin zal de mail beantwoorden.

Inventarisatie gemiste winterlessen: Jaco heeft de mails van de trainers met hun overzichten van de gemiste trainingen doorgestuurd naar het hele bestuur. Deze mails vormen de basis van een overzicht dat JS gaat maken van welke personen hoeveel trainingen hebben gemist. Alleen de trainingen die geheel zijn uitgevallen door de corona maatregelen kunnen we compenseren. Trainingen die wel door zijn gegaan, waarbij mensen in een roulatiesysteem minder trainingsuren hebben gekregen compenseren we niet (overmacht). De trainingen die gemist zijn doordat iemand zelf andere verplichtingen had of verhinderd was compenseren we ook niet.

Ledenstop

We hebben 1321 leden op dit moment. Er zijn nog 95 kennismakers die al aangemeld zijn en misschien nog lid willen worden. Op basis van de richtlijnen van de KNLTB zitten we al aan het maximale ledenaantal. We besluiten dat we maximaal 1350 leden willen hebben. Met de kennismakers die zich al aangemeld hebben gaan we daar waarschijnlijk overheen. Daarom besluiten we om een wachtlijst voor nieuwe seniorleden in te stellen en ook geen nieuwe kennismakers meer aan te nemen. Junioren kunnen we nog wel toelaten, want die trainen en spelen overdag. We  gaan dit jaar geen Zomerchallenge doen (ook niet voor jeugd). Dit in verband met het hoge aantal leden. Jaco heeft de inschrijvingsbutton op de site al verwijderd en aangeven dat we een wachtlijst hebben. Junioren die lid willen worden kunnen een mail sturen naar de ledenadministratie, en diegene die op de wachtlijst geplaatst willen worden sturen een mail naar de secretaris. Eind 2021 bekijken we hoeveel leden we hebben en hoeveel mensen van de wachtlijst lid kunnen worden. Jaco gaat in kaart brengen hoeveel leden (senioren en junioren) we hebben en hoeveel kennismakers nog lid willen worden.

Van de commissies

Vrijwilligerscommissie: we zoeken naarstig naar een vrijwilligerscoördinator voor de vrijwilligerscommissie. Hij/zij moet deze commissie op starten, want er zijn veel vacatures te vervullen (aanmelden via vrijwilligers@tvmarkant.nl). De vacatures waar nog vrijwilligers voor gezocht worden zijn:
-    Voorzitter van de TC;
-    2 personen voor de baanonderhoudscommissie en een coördinator (tegen vrijwilligersvergoeding);
-    Vrijwilligers coördinator;
-    Jeugdcommissie leden;
-    Coördinator Laddercompetitie;
-    Grote Clubactie coördinator;
-    Ledenadministratie.
Wedstrijdleiders zijn op dit moment niet nodig, dit is pas nodig als de competitie start. Ook voor de husselcommissie voor de betere spelers tussen clubs hoeft op dit moment niet gezocht te worden, want deze kunnen op dit moment niet plaatsvinden i.v.m. de coronamaatregelen.

Communicatiecommissie: de CC is bijeen geweest en heeft de vrijwilligerscampagne besproken. De vraag is nog steeds hoe we dit gaan aanpakken. Soms is niet duidelijk hoeveel uren bepaalde taken kosten, wat precies de functie inhoud is, etc. Dit moet nog in kaart gebracht worden. Er wordt binnenkort weer een nieuwsbrief verzonden.

Nieuwe Leden Commissie: Evaluatie tennisochtend nieuwe leden 17-4-‘21 en nieuwe datum 30-5-’21: Tineke heeft aangegeven dat het goed verlopen is, er was wel wat gedoe met pasjes, maar dat kwam door een storing. Er waren 26 aanmeldingen, er werd op 7 banen gespeeld en men kon 2x een dubbelpartij spelen.

Verder hebben we een aantal taken (her)verdeeld over de bestuursleden:
Robin: Onderhoud, trainers en het aanspreekpunt van Ton en Dick
Monique en Jaco: Vrijwilligers
Jaco: BTO en TV Bavel en de 4de set
Agaath: Laddercompetities.

Overige zaken
- Antoinette heeft een masterclass gevolgd over de OGSM methode die ook in de digitale congres week van de KNLTB aan bod is gekomen.
- Agaath heeft een webinar van MooiWerk over de nieuwe Wet Bestuur, Toezicht en Rechtspersonen gevolgd en zal deze aan iedereen doorsturen. Dit was namelijk wel erg interessant.
- Monique heeft TV Markant ingeschreven voor De Grote Clubactie. We zoeken nog een coördinator. Welke loten we willen aanbieden moeten we nog bepalen.
- Een datum voor de jaarlijkse beleidsdag wordt tijdens de volgende bestuursvergadering gepland.

De volgende bestuursvergadering vindt plaats op dinsdag 11 mei a.s. om 20.00u. Indien je een onderwerp ter bespreking in wilt brengen, dan kun je dit te allen tijde aan één van de bestuursleden melden of mailen aan secretaris@tvmarkant.nl.