Renovatie en onderhoud gravelbanen 
De gemeente heeft 3 offertes aangevraagd die ze op korte termijn zullen ontvangen. De gemeente wil de meerkosten voor gravelbanen op afschot en/of steviger hekwerk als meerkosten bij ons in rekening brengen. Indien het bedrag voor dit meerwerk hoger is dan €12.500 dan moet het door de leden goedgekeurd worden in een ALV. Omdat we op tijd klaar willen zijn met de renovatie zou dat in dit geval via een spoed uitvraag (ALV) bij de leden moeten gebeuren. De planning is strak; 30 maart moeten de banen gereed zijn. Het kan zijn dat we vertraging opgelopen door weersomstandigheden. Dan zijn de banen niet op tijd klaar voor het (competitie)seizoen. Antoinette zal dat ook met de TC bespreken.

Bij (nieuwe) banen met gravel en met name bij gravel onder afschot is goed onderhoud essentieel.  Ons park is te groot (en te duur) om het onderhoud in eigen beheer te nemen. Huur betalen is een betere oplossing en hierbij hoort onderhoud door de gemeente. Met versterking in de vorm van vrijwilligers kan de kwaliteit van de banen behouden worden en de levensduur verlengd. 

Robin stelt voor om een paar leden verantwoordelijk te maken voor het baanonderhoud, die samen met de gemeente kunnen overleggen, in de gaten moeten houden (en communiceren) wanneer er wel of niet op gespeeld kan worden (bijv. na regen/vorst) en die naast de gemeente meewerken aan het onderhoud. Naar voorbeeld van TV Prinsenbeek. Monique voegt toe dat deze vrijwilligers de bespeelbaarheid van de banen met Harry Lips moeten afstemmen voor weergave in het afhangsysteem. De (nieuwe) commissie baanonderhoud zou uit minimaal 2 personen moeten bestaan en krijgen een vrijwilligersvergoeding. We kunnen deze vrijwilligers faciliteren door ze een cursus te laten volgen bij de KNLTB en eens rondkijken bij andere verenigingen hoe zij dit doen. Bij ALV kunnen we een oproep plaatsen om deze vrijwilligers te werven.

Ingekomen mails leden
Het bestuur heeft een tweetal mails ontvangen met vragen, ervaren knelpunten en mogelijke oplossingen en overwegingen, waarvan één mail behandeld wordt tijdens de ALV.

De (bestuurs)berichten op de site (en Facebook) worden kennelijk niet door iedereen gelezen, terwijl hiernaar ook in de nieuwsbrief wordt verwezen. Wat er besproken en besloten is binnen het bestuur is voor iedereen na te lezen.
We besluiten een corona update te sturen per mail naar de leden waarin we aangeven welke keuzes we hebben gemaakt in de coronatijd. Dat is anders dan in de reguliere tijd. De ballonhal kan niet afgebroken worden en er moet zoveel mogelijk overdag getraind worden, waardoor er minder  vrijspeelbanen beschikbaar zijn en de bezetting overdag erg vol is. Compensatie van gemiste lessen is geen optie vanwege de grote financiële gevolgen voor de club. Antoinette maakt een mail aan de leden om een en ander uit te leggen. Monique helpt met het opstellen en de redactie.

Overige niet-corona g relateerde zaken zullen besproken worden tijdens de ALV en/of de beleidsdag in het voorjaar.

ALV
Robin heeft de presentatiesheets  over de trainerszaken gereed. Een sheet over het baanonderhoud volgt nog. De sheets over de financiën zal Jaco nog maken. De begroting is in opzet klaar. De jaarrekening wordt dit jaar gecontroleerd door de accountant. Er zijn een aantal punten die anders zijn dan in de begroting van vorig jaar was opgenomen. Dit komt uiteraard door de coronapandemie. Er zijn minder weken lesgegeven in de zomer voor jeugd en voor senioren. Hierdoor zijn er minder opbrengsten. Ook voor de baanverhuur is minder gefactureerd. Tot slot zijn er minder opbrengsten uit bijvoorbeeld de afkoop van bardiensten en de huur van de 4de set.

Vrijdag 29 januari vindt er een online overleg met de gemeente plaats over steunmaatregelen voor de Buitensport. Monique zal Antoinette vervangen en dit bijwonen en horen of er nog tegemoetkomingen voor verenigingen te verwachten zijn.
Monique stelt voor om dit jaar weer mee te doen aan de Grote Clubactie om extra geld op te halen en zodoende het verlies enigszins goed te kunnen maken. De jeugd zou de loten moeten gaan verkopen en de communicatie kan lopen via de communicatie commissie. De lotenverkoop is tegenwoordig ook digitaal mogelijk. Agaath meldt dat er nu veel  goodwill is om clubs in deze moeilijke tijden te ondersteunen. Dit zou opgepakt kunnen worden door de sponsorcommissie of een andere vrijwilliger.

Voor de digitale ALV zal er een onderlinge taakverdeling moeten komen. Agaath zal een opzet maken. Monique geeft aan dat ze de chat kan beheren. Ook Danny Bakx heeft aangeboden dat ze kan helpen. Antoinette maakt een  draaiboek en zal het herbenoemings- en aftreedschema van het bestuur aanpassen. Voor Monique staat het aftreden/de herbenoeming gepland voor november 2021. Omdat er dan geen ALV is moeten we nog even kijken hoe we dit gaan doen. Jaco geeft aan dat hij voor 1 jaar herbenoemd wil worden. 

De leden die willen deelnemen aan de ALV moeten een mail ontvangen met instructies. Agaath en Jaco gaan dit verzorgen. In de statuten willen we de digitale ALV opnemen, dus de statuten worden gewijzigd. Ook het huishoudelijk reglement wordt gewijzigd. Agaath stuurt het ter goedkeuring door naar de juridische afdeling van de KNLTB en notaris van Vlokhoven.

Uitgifte nieuwe ledenpassen
Jaco geeft aan dat de nieuwe pasjes binnen zijn. Ze moeten eerst gekoppeld worden in AllUnited en dan verstuurd worden door de administratie commissie. Dan gaat Jaco de installateur bellen om een afspraak te maken om het toegangssysteem te installeren.
Monique en Agaath gaan helpen met de voorbereidingen om ze te versturen. Anita (ledenadministratie) gaat een en ander coördineren en de pasjes activeren. Waarschijnlijk zijn er nog wel meer mensen die mee willen/kunnen helpen.

Online reserveren banen
Omdat er heel veel reserveringstijd verloren gaat doordat er niet aaneengesloten wordt gereserveerd, hebben we overwogen om de afhangtijd aan te passen naar vaste blokken van 45 minuten. We besluiten echter om het niet aan te passen omdat niet te overzien is wat het voor consequenties heeft voor het baanschema i.c.m. de trainingsuren. Ook kunnen er weer andere (corona)maatregelen komen. Na de volgende persconferentie zullen we dit weer bekijken.

Er wordt nog steeds op andermans naam afgehangen. Antoinette gaat de betreffende leden hierop aanspreken.

Rondvraag
- Tijdens de volgende bestuursvergadering gaan we de jaarkalender definitief vaststellen. We moeten de jubileumfeestavond nog inplannen en er moet ook nog een extra evenement toegevoegd worden van de NLC. Daarna kan het naar alle commissies, de bar- en baanplanning. Gezien de corona maatregelen is het niet gegarandeerd dat alles, zeker in het begin van het seizoen, doorgang kan vinden.
- Harry Lips heeft veel werk gehad aan de steeds veranderende baanplanning en krijgt van ons een presentje.
- Er staat een digitaal overleg gepland op 4 of 11 februari over de samenwerking met TV Bavel. Antoinette zal dit samen met Robin bijwonen. Het uitgangspunt is voor beide clubs een win-win situatie te creëren. 
- Monique vraagt of er in de winter BTO overleg plaats vindt om eens te inventariseren of en zo ja welke flexibele lidmaatschappen andere clubs hanteren. Binnenkort is er een BTO gepland, maar het is ook al eerder eens in het BTO besproken. Antoinette zoekt dit uit en we zetten dit punt voor de beleidsdag op de agenda.

De volgende online bestuursvergadering staat gepland op dinsdag 16 februari om 19.30 uur. Indien je een onderwerp ter bespreking in wilt brengen, dan kun je dit te allen tijde aan één van de bestuursleden melden of mailen aan ssecretaris@tvmarkant.nl.